Optioneel pakket kleine VvE's
..
| Nr. | Taak | Taakomschrijving |
| MEER JAREN ONDERHOUD PLAN (MJOP) | ||
| 27 | Laten opstellen (EENMALIG) van een bouwkundig rapport (een z.g. MJOP = Meer Jaren Onderhouds Plan) | Het hebben van een MJOP is voor alle verenigingen wettelijk verplicht! Hierin moet vermeld worden:
|
| 28 | Opstellen vervolgrapport (per 3-5 jaar) betreffende de actuele bouwkundige status o.b.v. het laatste MJOP | Het opnieuw vast laten stellen per 3-5 jaar van de bouwkundige staat van het gebouw (update van het MJOP) |
| MEER JAREN ONDERHOUD BEGROTING (MJOB) | ||
| 18 | Opstellen (EENMALIG) + eerste inregeling MJOB (Meer Jaren Onderhoud Begroting) t.b.v. een correcte en onderbouwde vaststelling servicekosten + hoogte van het reservefonds | MJOB is een financiele planning van alle kosten + het reservefonds met een horizon van 20 jaar. Belangrijk om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de servicekosten. Betreft zaken als: In welk jaar groot onderhoud voor welk onderdeel + tegen welke kosten + wat per jaar min. geindexeerd reserveren. |
| 19 | Actualiseren MJOB per jaar | O.b.v. vervolgrapporten over bouwkundige staat en/of nieuwe offertes |
| 22 | Vaststellen reservefonds voor 20 boekjaren | A.h.v. en o.b.v. het actuele MJOB (voor algemene ledenvergadering) |
| BESTUURLIJKE ZAKEN | ||
| 4 | Opstellen gegevens t.b.v. notariële eigendomsoverdrachten | Verstrekken gegevens bij eigendomsoverdracht aan notaris en/of makelaar (kosten KOPER of VERKOPER, zie Splitsingsakte), zoals periodieke bijdrage, opstellen eventuele bijdrageachterstand verkoper, grootte financiële reserves, enz). Inclusief informeren Bestuur over de mutatie. |
| 3 | Nieuwe leden verwelkomen en informeren | Over hoogte servicekosten, hoe deze te voldoen en per wanneer, samenstelling/ bereikbaarheid bestuur, laatste jaarstukken, notulen, begrotingen, reglementen, enz |
| 55 | Bijwonen losse bestuursvergaderingen | Indien gewenst en o.v.v. bestuur. De eerste keer zijn geen kosten verschuldigd! |
| 47 | Voorbereiden/organiseren Jaarvergadering (samen met bestuur van de VVE) | Samenstellen uitnodiging, agenda, stemmingen voorbereiden, toesturen vergaderstukken (agenda (1 week voor vergadering), machtigingsformulieren (volmachten), notulen vorige ALV, financiële stukken, regelen vergaderruimte (na akkoord bestuur) |
| 48 | Voorzitten Jaarvergadering | |
| 49 | Notuleren Jaarvergadering | Opstellen notulen van de jaarvergadering, aanleggen besluiten- en actiepuntenlijst, uitwerken notulen, beschikbaar stellen (na goedkeuring bestuur) aan bewoners (mail/papier) binnen 2 wk |
| 53 | Organiseren extra ingelaste ledenvergaderingen | Optioneel. Inclusief opstellen agenda (met bestuur), versturen van de stukken, voorzitten van de vergadering |
| KLEIN ONDERHOUD (indien de kosten per casus kleiner dan €6000,- (incl. BTW) Betreft NIET-gepland dagelijks onderhoud + WEL geplande werkzaamheden uit periodieke inspecties (bijv. schoonmaakwerkzaamheden en contractueel overeengekomen onderhoud aan lift) |
||
| 31 | Organiseren en controle van dagelijks onderhoud | Bedrijven benaderen voor uitvoering van (dagelijkse) onderhoudswerkzaamheden en reparaties, beoordelen a.h.v. ontvangen specificaties en facturen of uitgevoerde werkzaamheden als 'normaal' zijn te kwalificeren en het steekproefsgewijs (3x) controleren van deze werkzaamheden |
| 32 | Opvragen offertes voor servicecontracten en klein onderhoud gemeenschappelijke ruimten | Bijv. voor schoonmaak, ruitenwassers, lift, automatische deuren, garagedeuren, enz. Bestuur geeft eventueel aan welke bedrijven worden benaderd. Ook het herhaaldelijk opnieuw benaderen van potentiële leveranciers + het voeren van intakegesprekken valt hieronder. |
| 33 | Offertetraject begeleiden | Offertes mede beoordelen, vergelijken, adviseren bestuur t.a.v. de voorkeur. Het VVE-bestuur kiest zelf een leverancier of belegt een ledenvergadering |
| 34 | Informeren en contracteren van leveranciers | Het in opdracht en in naam van de VVE contracteren van leveranciers/aannemers |
| 35 | Controle uitgevoerd werk | Globaal controleren of werk conform de offerte is uitgevoerd (steekproefsgewijs). |
| 36 | Communicatie naar bewoners (indien noodzakelijk) | Werkzaamheden eventueel aankondigen via flyers bij bewoners |
| GROOT ONDERHOUD (indien de kosten per casus groter dan €6000,- (incl. BTW) | ||
| 37 | Opvragen offertes voor groot onderhoud | Bijv. t.b.v. dak en goten, muren, schilderwerk, enz. van de gemeenschappelijke ruimten. Offertes opvragen voor in het MJOB gepland groot onderhoud. Bestuur geeft eventueel aan welke bedrijven worden benaderd. Ook het herhaaldelijk opnieuw benaderen van potentiële leveranciers + het voeren van intakegesprekken valt hieronder. |
| 38 | Offertetraject begeleiden | Offertes mede beoordelen, vergelijken, adviseren bestuur t.a.v. de voorkeur. Het VVE-bestuur kiest zelf een leverancier/aannemer of belegt een ledenvergadering |
| 39 | Informeren en contracteren van leveranciers | Het in opdracht en in naam van de VVE contracteren van leveranciers/aannemers |
| 40 | Controle uitgevoerd werk conform offerte | Controleren of werk conform de offerte is uitgevoerd. Controle op basis van eventueel opgestelde rapport met werkomschrijving/jaaronderhoudswerkzaamheden |
| 41 | Communicatie naar bewoners (indien noodzakelijk) | Werkzaamheden eventueel aankondigen via flyers bij bewoners |
| STORINGEN | ||
| 42 | Melden van storingen | Storingen kunnen 24 u/dag gemeld worden op 1 telefoonnummer. Meldingen mogen alleen geschieden door VVE-bestuursleden en VVEASSIST (om oneigenlijk gebruik te voorkomen). |
| VERZEKERINGEN | ||
|
VVEASSIST zal als professioneel VVE-beheerkantoor vanaf 24-12-2015 als gevolg van nieuwe AFM-regelgeving (Autoriteit Financiële Markten) NIET meer ADVISEREN (= het aanbevelen aan een specifieke VVE van een specifiek produkt van een specifieke verzekeringsaanbieder) en BEMIDDELEN (= alle werkzaamheden gericht op het tot stand brengen van een overeenkomst tussen een klant en een verzekeringsaanbieder) bij het tot stand brengen van een verzekeringsovereenkomst! Alléén contactgegevens van de VVE (te weten: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en/of e-mailadres) worden op verzoek van de VVE doorgegeven aan een door de VVE bepaalde verzekeringsmaatschappij / tussenpersoon)! VVEASSIST zal (na contact hierover te hebben gehad met de AFM) de hieronder beschreven activiteiten gewoon blijven uitvoeren! |
||
| 43 | Controle op verzekeringen | Welke verzekeringen heeft een VVE? Wat is vereist volgens de Splitsingsakte? Checken wat verzekeringstechnisch is afgedekt? Is tussentijds opzeggen mogelijk? Dit alles bespreken met het bestuur en/of leden. |
| 44 | Controle of herstel/onderhoudswerk verzekeringswerk is | Checken of uitgevoerd herstel-/onderhoudswerk verzekeringswerk is. Valt dit onder één van de lopende VVE-verzekeringen? Dit bespreken met het bestuur en/of de leden |
| 45 | Behandelen assurantie- en/of schadeclaims en volgen van de schadeafwikkeling | Een schadeformulier invullen, schades namens de VVE melden bij + contact opnemen over de schade-afhandeling (= status opvragen) met de assurantietussenpersoon / verzekeringsmaatschappij, het bestuur van de VVE inlichten t.a.v. de progressie van de schadeafhandeling. Schades, waarmee hoge bedragen zijn gemoeid: Goedkeuring en besluit van de vergadering is vereist (i.v.m. wijze van uitvoering t.a.v. herstel) |
| 46 | Innen verzekeringsgeld | Innen verzekeringsgelden, informeren VVE over gehele geldafhandeling en schadeverloop, vergoede schades opnemen in de boekhouding/jaarrekening. |