Financiën
..
| Domein | Nr. | Taak | Taakomschrijving |
| Domein FINANCIËN |
5 | Opzetten boekhouding (EENMALIG) | Inrichten eigen boekhoudkundig systeem op elektronisch niveau |
| 6 | Beheer bankrekening(en) | In overleg met Bestuur beheren van de bankrekening(en) van de VVE. Overschotten op de rekening courant worden periodiek overgeboekt ten gunste van de spaarrekening van de VVE (t.b.v. het reservefonds), tekorten worden vanuit de spaarrekening aangevuld. | |
| 7 | Muteren financiële administratie | Boeken van de ontvangsten + verrichte betalingen + beveiligen gehele administratie | |
| 8 | Verrichten betalingen | Betalen van alle voor rekening van de Vereniging komende kosten en lasten. Betaling vindt alleen plaats na controle en akkoord Bestuur | |
| 9 | Incasseren inkomsten | Incasseren ledenbijdragen (servicekosten), door de ledenvergadering vastgesteld en andere inkomsten buiten de lopende begroting op een bankrekening op naam van de Vereniging. | |
| 10 | Signaleren achterstallige ledenbijdragen en informeren bestuur | Het bewaken en signaleren van eventueel optredende achterstanden. Achterstallig = NIET betaald binnen 10 werkdagen na vervaldatum |
|
| 11 | Opstellen jaarrekening (financiële verantwoording over afgeronde boekjaar) voor de ledenvergadering. Deze en andere informatie wordt gebundeld tot een boekje voor ieder verenigingslid. | Verantwoording financiële resultaten van het afgesloten boekjaar middels
|
|
| 12 | Toelichten kascontrolecommissie | Voorbereiden + toelichten gegevens aan de door de vergadering benoemde leden van de kascontrolecommissie (controle alle relevante financiële gegevens, als bankafschriften, bijbehorende bonnen/facturen en verdere relevante documentatie) | |
| 13 | Aandragen mogelijkheden voor het behalen van lagere exploitatiekosten | Welke exploitatiekosten zouden lager kunnen zijn (met behoud van kwaliteit)? Dit zullen altijd risicomijdende voorstellen zijn. | |
| 14 | Optioneel: Formele check van het financieel jaaroverzicht door een administratiekantoor | Eventueel aanvullend (KOSTEN 1X PER JAAR): Controle op correctheid, volledigheid en actualiteit van de gehele financiële administratie van het afgeronde boekjaar |
|
| 15 | ALTERNATIEF VOOR EIGEN JAARREKENING: Opstellen formele jaarrekening | Opstellen v.e. formele jaarrekening (balans- en exploitatierekening) door een administratiekantoor | |
| 16 | Tussentijdse verantwoording financiën aan bestuur middels financieel tussenoverzicht | Periodiek verstrekken financieel overzicht o.v.v. en aan bestuur (zonder toelichting) | |
| 17 | Optioneel: Beheren eventueel gewenste borg van VVE-leden | Ter voorkoming van schulden van VVE-leden + het niet tijdig betalen kosten. EENMALIG een bedrag storten. Hiervan betalen bijv. incassokosten / betalingsachterstanden (vaststelling tijdens de ALV). Bij verhuizing (restant) borg terugbetaald. |
..
| Domein | Nr. | Taak | Taakomschrijving |
| Domein BEGROTING (incl. MJOB) |
18 | Opstellen (EENMALIG) + eerste inregeling MJOB (Meer Jaren Onderhouds Begroting) t.b.v. een correcte, onderbouwde vaststelling van de servicekosten + hoogte van het reservefonds | MJOB is een financiele planning met een horizon van 20 jaar. Betreft zaken als: In welk jaar groot onderhoud voor welk onderdeel + tegen welke kosten (geindexeerde adviesprijs) + wat per jaar minimaal geindexeerd reserveren |
| 19 | Actualiseren MJOB per jaar | O.b.v. vervolgrapporten over bouwkundige staat en/of nieuwe offertes | |
| 20 | Opstellen jaarbegroting voor het komende boekjaar | Beraming alle verwachte inkomsten/uitgaven nieuwe boekjaar m.b.v. vorige exploitatierekeningen + een geactualiseerde MJOB. Opstellen ter goedkeuring van de ledenvergadering. | |
| 21 | Signaleren overschrijdingen jaarbegroting | Overschrijdingen op de begroting vaststellen + informeren bestuur. De niet-pakketprijs is gebaseerd op laatste 6 mnd van het jaar | |
| 22 | Vaststellen reservefonds voor 20 boekjaren | A.h.v. en o.b.v. het actuele MJOB (voor algemene ledenvergadering) | |
| 23 | Berekenen periodieke bijdragen (servicekosten) | Berekenen servicekosten als resultante van inkomsten / vaste jaarlijkse uitgaven / te reserveren -en uit te geven bedragen. Ter goedkeuring van de ledenvergadering |
..
| Domein | Nr. | Taak | Taakomschrijving |
| Domein WANBETALER |
24 | Herinneren niet-betalers van servicekosten | Niet-betalers 2x herinnering sturen begin 3e + 4e week na vervaldatum |
| 25 | Inschakelen incassobureau | Aanmaning via incassobureau regelen. Kosten zijn voor de betreffende eigenaar. Dit gebeurt eerst na informeren en schriftelijke goedkeuring van de ledenvergadering | |
| 26 | Starten gerechtelijke procedure | Starten met invorderingsprocedure via de kantonrechter m.b.v. incassobureau. Dit gebeurt eerst na informeren en schriftelijke goedkeuring van de ledenvergadering |